Una verdad incómoda.
8 pasos para evitarlo
Alguien que sabe mucho de ésto, me dijo una vez lo que, para él, era un producto obsoleto:
“Obsoleto: dícese de aquel producto o productos, que suelen tener predilección por las esquinas de los almacenes, que inevitablemente presentan todos ellos una lustrosa pátina de, al menos, dos dedos de polvo y que algún “entusiasta” pidió hace mucho tiempo, urgentemente”.
Esta definición, nos dice que los productos obsoletos suelen permanecer mucho tiempo sin venderse o consumirse, ocupando espacio de almacenaje (que nos cuesta dinero), y que en alguna “acción de limpieza”, normalmente coincidente con los inventarios de muchas empresas al final de cada año, terminan o mal- vendiéndose o mucho peor aún, directamente tirándose y llevando su valor a pérdidas.
Ésto es una realidad que le ocurre a muchas empresas, pero la cuestión que tratamos en este artículo es:
¿Cómo pueden existir obsoletos en un almacén inteligente de distribución?
Por supuesto aquellas empresas que lo que tienen es un almacén, digamos de gestión tradicional, no es que existan, es que nos acompañan todas las Navidades en el Inventario.
Pero volviendo a los almacenes inteligentes y los sistemas informáticos de gestión, los llamados SGA, vemos que, según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, en su quinta afección dice así:
“Dicho de un sistema, de un edificio, de un mecanismo, etc.: Que están controlados por computadora y son capaces de responder a cambios del entorno para establecer las condiciones óptimas de funcionamiento sin intervención humana”
Entonces … ¿qué falla?
Pues que, en la mayoría de los casos, los almacenes llamados inteligentes, nos dicen qué tenemos en ellos, nos dicen exactamente dónde está y nos proponen, además, por supuesto, una ruta óptima de acceso o picking.
Pero cuando nos proponen acciones de entrada o salida en dichos almacenes inteligentes, estas acciones propuestas que se intentan adecuar a “… Los cambios del entorno…” lo suelen hacer en base a modelos estáticos.
Es decir, modelos que se basan en datos históricos con nula proyección futura y sin combinar elementos y reglas de correlación financiera para las distintas propuestas de acción.
En una palabra, modelos que NO ESCUCHAN AL MERCADO y no suelen combinar elementos de correlación financiera.
Por eso, de manera recurrente, existen obsoletos allí dónde aparentemente no deberían existir.
Los planteamientos ante esta realidad incómoda de la existencia de obsoletos, son, entre otros posibles, los siguientes:
- ¿Cómo podemos realmente “quasi” eliminar la proliferación de obsoletos y además hacerlo automáticamente?
- ¿Cómo podemos transformar nuestro almacén con su SGA y sus magníficas estanterías y automatización de movimientos de picking (in – out) en un verdadero almacén inteligente?
- Todo ello sin incrementar en exceso el gasto – inversión, no menor, que hayamos realizado en él.
Pasos a seguir:
- Definir nuestro proceso de gestión de demanda – venta. Cuál es y cuál es el sistema que inicia aguas abajo todo el proceso. Cómo nos llega la demanda: contra stock o contra pedido.
- Definir si vamos a satisfacer dicha demanda con modelos Pull o Push. Preferiblemente, claro está, el modelo Pull, pero es muy posible que coexistan los dos, según sea en cada empresa y proceso de gestión del binomio demanda – venta.
- Establecer el horizonte de refresco de datos. Normalmente 1 día. Hay empresas en sectores más “agresivos” en las que, el horizonte de refresco son horas.
- Incorporar como variable financiera el Coste de Tenencia del Stock y fijar un umbral de actuación predeterminado para “señalar” un producto como potencial obsoleto. Rotación límite y rango de excepción. Sistema de preaviso automático de productos que por la variabilidad y dinamismo del Mercado se encuentran en la zona de riesgo de convertirse en obsoletos.
- Calcular para cada área o región de servicio cuál es la demanda real que nos llega cada día o en cada período de refresco que hayamos prefijado
- Definir y determinar, qué productos y en qué cantidad debemos mantener “permanentemente” en stock. Esta determinación es el núcleo central de la eliminación automática de la generación de obsoletos. El modelo logístico de distribución que generalmente mejor se adapta a esta necesidad es el conocido como Stock de Choque.
- Determinar mediante curvas de alisado exponencial ajustada a cada producto, la proyección futura de la tendencia de demanda, que se ha definido en el punto #5.
- Reporte automático diario de aquellos productos que el sistema de gestión que hemos incorporado al software de nuestro SGA o bien si no tenemos SGA a nuestro ERP, estén calificados como potenciales obsoletos.
Estos productos “marcados”, no deben ser reaprovisionados, ni producidos. Nuestro sistema informático debe “sacarlos” del proceso normal y reportarlos aparte.
Actuando diariamente en estos productos sin esperar al inventario de final de año y habiendo prefijado los canales de “drenaje” de productos potencialmente convertibles en obsoletos, podremos mantener un elevado y eficiente sistema de gestión de nuestros almacenes en los que el adjetivo, inteligente, responda de verdad a su definición académica.
Si quieres conocer más a fondo en qué consiste operativamente esta categorización y gestión de obsoletos, o ampliar información sobre cómo otras empresas ya lo están aplicando actualmente, puedes contactar con nosotros en: [email protected]